Le guichet unique : ce
nouveau service pour les
formalités des entreprises

Le guichet unique remplace les Centres de formalités des entreprises (CFE)

C'est en 1981 que les Centres de formalités des entreprises (CFE) ont été créés, dans un souci d’allègement des démarches des entrepreneurs. Cependant, les différents CFE répartis sur le territoire national engendrent encore de la complexité ; par la création du guichet unique, l’État français souhaite centraliser davantage la gestion des différentes demandes et procédures, juridiques ou administratives, relatives à la vie des entreprises.

Les entrepreneurs individuels et les micro-entrepreneurs sont également concernés par le nouveau guichet unique : ils peuvent créer, modifier ou cesser leur activité auprès de cet organisme, le tout en ligne. Dans cet article, Hello bank! Pro vous explique ce changement et ses implications pratiques dans la gestion des formalités de votre entreprise.

L’objectif du guichet unique : centraliser les démarches administratives des entrepreneurs

Les CFE avaient pour rôle de rassembler les informations et les documents concernant la vie d’une entreprise : cela touchait les formalités relatives à la création d’une société, la modification ou encore la cessation d’activité. Toutes les données étaient ensuite transmises aux organismes impliqués tels que l’Urssaf, les greffes, les centres des impôts ou l’INSEE.

Désormais, le guichet unique issu de la loi PACTE ⁽¹⁾ concerne toutes les entreprises, quelle que soit la forme juridique choisie et le secteur d’activité. C'est l'INPI (Institut national de la propriété industrielle) qui gère le site formalites.entreprises.gouv. ⁽²⁾

Les nouveautés du guichet unique pour les entreprises

Avant les changements mis en application au 1er janvier 2023, un entrepreneur devait s’adresser au CFE compétent selon la nature de l’activité de son entreprise. Les démarches pour les entrepreneurs semblaient complexes et dépendaient surtout de la forme juridique de l’entreprise et du secteur d’activité. Aujourd’hui, le guichet unique dématérialisé donne aussi la possibilité aux entrepreneurs individuels de s’informer et de suivre leurs dossiers.

Avant le guichet unique : identifier le CFE compétent selon l’activité de l’entreprise

Activité (dont entreprise individuelle et micro-entrepreneur)	CFE compétent
Commerciale (Registre du commerce et des sociétés RCS)	Chambre du commerce et de l’industrie ou Infogreffe
Artisanale (Registre des métiers)	Chambre des métiers et de l’artisanat
Libérale	Urssaf
Agricole	Chambre de l’agriculture
Transport de marchandises par voie d’eau	Chambre nationale de batellerie artisanale ou chambre des métiers et de l’artisanat
Agent commercial, société civile, société d’exploitation libérale, groupement d’intérêt économique, etc.	Greffe du tribunal de commerce

Le guichet unique permet à chaque entrepreneur de :

• Réaliser toutes les démarches pour créer, modifier ou arrêter son entreprise.
• Suivre et gérer toutes les formalités au sein de son espace personnalisé.
• Transmettre les documents justificatifs nécessaires.

Un registre national unique pour les entreprises

Toutes les entreprises en France sont désormais enregistrées sur un unique registre, le registre national des entreprises (RNE) qui regroupe ceux déjà existants :

• le registre du commerce et des sociétés (RCS) ;
• le répertoire des métiers (RM) ;
• le registre des actifs agricoles (RAA).

Suppression ou fin définitive des CFE ?

Les centres de formalités des entreprises ne disparaissent pas : ils restent en activité pour certaines situations particulières. De plus, ils permettent encore de réaliser des démarches de gestion administrative au format papier, non dématérialisé.

Certaines activités continuent de se référer aux CFE en région :

• les médecins-remplaçants ;
• les associations qui cherchent à embaucher ;
• les praticiens ou auxiliaires médicaux dans le cadre d’une modification ou d’une radiation de leur activité ;
• les ordres professionnels, les syndics de copropriété, les fondations, les propriétaires d’immeuble, etc.

Comment utiliser le nouveau guichet unique

Désormais, vous êtes invité à créer un compte sur le nouveau site qui centralise la gestion de votre entreprise. Vous pouvez utiliser les services en ligne pour tous les actes de la vie d’une entreprise (création, modification et cessation de l’activité).

Création ou déclaration d’activité d’une micro-entreprise

Quelle que soit la forme juridique de l’entreprise (entreprise individuelle au réel ou sous le régime de l’auto-entrepreneur ou société), un unique formulaire dynamique et en ligne est disponible et il permet de regrouper environ une cinquantaine de formulaires papier :

• Le questionnaire est personnalisé au fur et à mesure des réponses renseignées : vous n’aurez donc plus à remplir plusieurs fois les mêmes informations, puisque ce que vous avez renseigné sera pris en compte.
• Les pièces nécessaires à la création de votre micro-entreprise doivent être chargées dans votre espace personnel, sous forme dématérialisée. Le dépôt papier reste toujours possible auprès du Centre de Formalités des Entreprises compétent.

Déclarations et formalités administratives en ligne

Tout événement affectant la vie de votre entreprise doit être déclaré : cela peut être par exemple, un changement de nom, d’activité, de dirigeant, ou de domiciliation. Désormais, chaque modification devra se faire sur le site du guichet unique.

Le guichet unique permet également aux entreprises de déposer les comptes annuels lorsqu’ils sont obligatoires.

L’utilisation du site est entièrement gratuite. Cependant, certaines formalités nécessitent d’effectuer un paiement. Dès que les valideurs du guichet vérifient la formalité, le déclarant reçoit une synthèse des informations et un décompte des éventuels frais de formalités.

L’acquittement peut se faire de deux façons :

• paiement sécurisé directement sur le site par carte bancaire,
• par un compte utilisateur qu’il est possible d’alimenter par virement ou carte bancaire. Cette solution est particulièrement utile pour ceux qui réalisent plusieurs formalités.

Toutefois, certaines déclarations continuent de se faire sur les sites habituels. C’est le cas pour :

• La DSN (Déclaration sociale nominative) sur le site net-entreprises.fr ;
• Le paiement des cotisations fiscales est lui aussi centralisé sur le site portailpro.gouv.fr ;
• Les déclarations de chiffres d’affaires des auto-entrepreneurs et le paiement des cotisations sociales dues sur le site de l’URSSAF autoentrepreneurs.urssaf.fr.

Cessation de l’activité de l’entreprise

Cette démarche de cessation a pour objectif de mettre fin à toutes les activités de l’entreprise. Cela peut être une décision définitive ou une simple mise en sommeil. Le déclarant doit seulement sélectionner le formulaire « cessation de l’entreprise ».

Utilisation du guichet unique : autres informations pratiques

En cas de besoin, il est possible de solliciter une assistance. Voici quelques conseils complémentaires :

Pour éviter certaines erreurs courantes

• Se renseigner en amont sur la forme juridique que vous souhaitez créer. Plus généralement, pensez à vous enquérir sur les formalités que vous devez accomplir. Ces informations sont disponibles sur le site. En cas de doute, n’hésitez pas à consulter un professionnel (avocat ou expert-comptable).
• Créez un espace personnel : c’est le dirigeant lui-même qui effectue les formalités. Cependant, vous êtes en droit de mandater un tiers ou de déléguer à un salarié de l’entreprise. Dans ce cas, les démarches exigent de fournir une copie de la délégation ou du mandat.
• Si vous n’avez pas avec vous toutes les pièces nécessaires ou votre moyen de paiement, il est possible de sauvegarder votre formulaire et de le reprendre plus tard.
• Vérifiez la taille de vos pièces justificatives dématérialisées. Elles devront être dématérialisées sous un format spécifié et ne pas dépasser une certaine taille.
• Les formalités d’immatriculation ne réclament qu’une signature électronique simple tandis que les démarches de modification requièrent un certificat de signature avancé. C'est un organisme de certification qui le délivre. Cependant, le décret n° 2022-1620 du 23 décembre 2022 ⁽³⁾ permet la signature électronique simple associée avec le système d’identification tel que France Connect+.

Obtenir de l’assistance auprès du guichet unique

En cas de difficultés, plusieurs solutions sont à votre disposition. Vous pouvez :

• Consulter la documentation en ligne ;
• Utiliser l’assistant conversationnel ou « chatbot » ;
• Téléphoner à INPI direct au 01.56.65.89.98 ;
• Prendre rendez-vous dans le réseau.

Désormais, toutes les formalités sont centralisées, peu importe que vous soyez un entrepreneur individuel ou une société. L’objectif est de faciliter toutes les démarches qui concernent la vie d’une entreprise.

Les informations communiquées dans cet article sont à titre indicatif et non exhaustives. Il appartient au lecteur de se rapprocher de toute structure d’accompagnement ou tout conseil juridique, fiscal ou comptable pour disposer des informations complètes et précises.

(1) legifrance.gouv.fr
(2) formalites.entreprises.gouv.fr
(3) legifrance.gouv.fr