Comment se préparer à un contrôle de l’URSSAF ?

L’URSSAF : quel est son rôle ?

En tant qu’auto-entrepreneur, et comme tout entrepreneur, il est possible que vous soyez soumis à un contrôle de l’URSSAF (Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales). Ce dernier ne doit pas être perçu comme une sanction, ni vous effrayer. Prenez-le plutôt comme un accompagnement administratif pour être en règle avec vos obligations comptables et sociales. Hello bank! Pro vous donne des conseils afin de préparer au mieux cette éventualité d’un contrôle de l’URSSAF, et ainsi gagner en efficacité et en sérénité !
L'URSSAF est l’organisme chargé de collecter les cotisations sociales auprès des travailleurs indépendants, dont font partie les micro-entreprises. Son rôle principal repose sur le recouvrement des cotisations et des contributions sociales destinées au financement de la Sécurité sociale et des allocations familiales.

Les enjeux de la déclaration URSSAF

La déclaration URSSAF constitue une obligation légale pour les travailleurs indépendants sous le régime de l’auto-entrepreneur. Ces derniers doivent la remplir mensuellement ou trimestriellement, selon l’option choisie, afin de s'acquitter régulièrement de leurs cotisations sociales.

Les risques lors d’un contrôle URSSAF

Les risques encourus par les travailleurs indépendants au cours d’un contrôle URSSAF concernent principalement :

• un redressement des cotisations, si l’URSSAF estime que les recettes déclarées sont incorrectes ;
• des sanctions financières et pénales, équivalentes à des majorations, des amendes ou encore des peines d’emprisonnement ⁽¹⁾  ;
• un impact négatif en termes de réputation et d’image, ce qui risque d’affecter la confiance de leurs clients et partenaires. ;

Sur combien d’années d’exercice peut-on être contrôlé par l’URSSAF ?

Un contrôle d’URSSAF peut avoir lieu à n’importe quel moment de l’année et de l’activité. Néanmoins, vous pouvez être contrôlé uniquement sur les trois dernières années civiles, correspondant au délai de prescription des cotisations et contributions sociales ⁽²⁾ .

Zoom sur les raisons d'un contrôle URSSAF pour un micro-entrepreneur

Le seuil de chiffre d'affaires pour micro-entrepreneur

En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez respecter le plafond de chiffre d’affaires établi en fonction de votre activité ⁽³⁾ :

• 188 700 € pour le commerce ou la fourniture de logement ;
• 77 700 € pour les prestations de services et les activités libérales.

Si un micro-entrepreneur dépasse deux années de suite le seuil maximal de chiffre d’affaires, il doit basculer au régime fiscal d’une entreprise individuelle au réel, ou éventuellement en société.

Des cotisations sociales réglées en dehors des délais : attention aux erreurs

Les cotisations doivent être réglées :

• chaque mois : le 5 ou le 20 par prélèvement mensuel ;
• chaque trimestre : avec un paiement au 5 février, 5 mai, 5 août et 5 novembre.

En ne respectant pas les dates butoirs des déclarations de chiffre d’affaires, vous risquez des majorations de retard de 5 %  ⁽⁴⁾  .

Code APE : quand vos déclarations ne correspondent pas à votre activité

Le code APE correspond à l'identification de la nature votre activité. Si votre code APE ne correspond pas à la réalité de votre activité, vous pouvez alors faire l’objet d’un rétablissement de situation, car certaines de vos cotisations peuvent avoir été versées à la mauvaise caisse. L’URSSAF veille donc à la cohérence entre votre code APE et votre activité exercée.

Déclarations sociales : les irrégularités sous les projecteurs

A savoir : en dehors de la déclaration de chiffre d’affaires du micro-entrepreneur, il existe d’autres types de déclarations sociales spécifiques, telles que : la déclaration sociale nominative (DSN) mensuelle, et remplie par l’employeur pour tous les salariés, ou encore la déclaration de revenus professionnels (DRP) annuelle, concernant les non-salariés agricoles et certaines professions libérales.

Ces déclarations sociales ont pour objectif d'éviter le travail dissimulé et d’ouvrir les droits sociaux des salariés ⁽⁵⁾ .

Afin d’éviter les fraudes et de les prévenir au maximum, l’URSSAF effectue régulièrement des contrôles sur le terrain, auprès d’entreprises choisies de manière aléatoire. Elle peut également décider de contrôler une entreprise, par exemple suite à certaines anomalies constatées dans les déclarations sociales.

Redressement fiscal : une procédure qui entraîne un contrôle URSSAF

Un redressement fiscal est réalisé par l’Administration fiscale et permet de corriger les déclarations d'impôts des contribuables après la découverte de dissimulation, d’inexactitude ou d’omission. Il est courant qu’une entreprise faisant l’objet d’un redressement fiscal soit ensuite contrôlée par l’URSSAF.

Contrôle URSSAF : les éléments à prévoir pour que tout se passe bien

Tenir une comptabilité irréprochable

Le statut d’auto-entrepreneur vous permet de bénéficier d’une comptabilité allégée, avec un abattement forfaitaire selon votre activité. Pour autant, vous êtes tenu de respecter certaines obligations, telles que ⁽⁶⁾ :

• tenir un journal détaillant les recettes ;
• établir des factures ;
• tenir un registre des achats ;
• conserver l'ensemble de vos documents pendant 10 ans ;
• avoir ouvert un compte bancaire professionnel dès que votre chiffre d’affaires annuel est supérieur à 10 000 € pendant 2 années consécutives, sinon un compte bancaire dédié demeure suffisant.

Les documents à présenter lors du contrôle fiscal

En cas de contrôle de l’URSSAF, voici la liste des documents à fournir ⁽⁷⁾ :

• l'extrait K ou avis sirene (l’équivalent du Kbis pour les micro-entreprises) pour prouver l’existence de votre entreprise ;
• votre livre de recettes et de dépenses ;
• les trois derniers relevés de votre compte bancaire dédié à votre activité ;
• vos trois derniers avis d’imposition ;
• les justificatifs (de vos frais de déplacement, d’achats de matériel, etc.) ;
• les factures et devis en lien avec votre activité.

Déclarer son chiffre d’affaires et payer ses cotisations sociales dans les temps

Tous les mois ou tous les trimestres, un auto-entrepreneur doit déclarer son chiffre d’affaires et payer ses cotisations sociales. Pour ne pas oublier d’effectuer cette déclaration incontournable et ce versement à l’Urssaf, organisez-vous le mieux possible et planifiez un rappel récurrent dans votre agenda à la date de chaque déclaration !

Veiller à séparer ses flux professionnels de ses opérations personnelles

Évitez la confusion et privilégiez la clarté dans votre gestion ! En effet, ouvrir un compte bancaire dédié ou professionnel dès le démarrage de votre micro-entreprise affiche votre rigueur dans le pilotage de votre activité et votre attachement à ne pas mélanger votre vie privée avec votre vie professionnelle. Dans le cas d’un contrôle, c’est un véritable atout de pouvoir présenter une gestion saine de votre entreprise, ce qui permettra lors du contrôle de bien identifier les recettes et dépenses propres à votre activité indépendante.

Les informations communiquées dans cet article sont à titre indicatif et non exhaustives. Il appartient au lecteur de se rapprocher de toute structure d’accompagnement ou tout conseil juridique, fiscal ou comptable pour disposer des informations complètes et précises.

(1) urssaf.fr
(2) urssaf.fr
(3) entreprendre.service-public.fr
(4) urssaf.fr
(5) urssaf.fr
(6) bpifrance-creation.fr
(7) urssaf.fr