Comment gérer ses frais de déplacement à l’étranger ?

Quelles sont les dépenses les plus courantes liées à un déplacement pro à l’étranger ?

Vous prévoyez de vous rendre à l’étranger dans le cadre de votre activité professionnelle et vous vous demandez comment gérer les déplacements professionnels ? Déplacements, frais de bouche, imprévus, gestion journalière de vos dépenses, rien ne doit être laissé au hasard. Dans cet article, Hello bank! Pro vous partage les frais auxquels vous êtes confronté lors d’un déplacement professionnel à l’étranger et vous explique comment optimiser le budget total de votre voyage.

Se déplacer à l’étranger pour des raisons professionnelles implique de préparer son voyage efficacement. Cela passe nécessairement par l’anticipation de toutes vos dépenses. Ceci est d’autant plus vrai si vous êtes freelance, indépendant ou micro-entrepreneur avec un budget serré. Mais comment fonctionnent les frais de déplacement ? Et quelles sont les informations indispensables pour organiser un déplacement professionnel ?

Passons en revues les frais principaux les plus courants :

• Le voyage pour rejoindre la destination : avion, train, bus ou encore voiture : pensez à comparer les tarifs, utilisez des programmes de fidélité.
• L’hébergement : hôtel, auberge, location d’un logement de courte durée : les prix peuvent rapidement s’envoler. S’y prendre à l’avance vous permettra d’optimiser le rapport qualité-prix de votre hébergement sur place. Vous avez des proches ou des connaissances qui peuvent vous accueillir dans les environs ? Joignez l’utile à l’agréable en séjournant chez eux.
• Le transport une fois sur place : taxi, métro, location de voiture ou de vélo : renseignez-vous sur les options disponibles sur place et optez pour celle qui correspondra à votre besoin et votre budget.
• Les repas : hébergement avec petit-déjeuner, pension, demi-pension : prévoir un budget pour vos repas est indispensable pour la plupart des déplacements professionnels. Anticipez-le en amont et profitez-en pour vous essayer aux spécialités culinaires locales.
• Les frais de télécommunication : partage de connexion, navigation sur le web, échanges de mails, appels téléphoniques : communiquer depuis l’étranger peut vous coûter très cher si vous n’avez pas un forfait téléphonique adapté à vos besoins. Carte SIM locale, forfait pro ou international vous éviteront bien des surprises.

Les bonnes pratiques pour la gestion de ses dépenses professionnelles à l’étranger

Comment gérer les déplacements et les frais qui y sont associés ? La gestion des frais de déplacements professionnels à l’étranger est un défi pour certains. Afin de vous aider dans l’organisation de votre prochain déplacement professionnel, nous vous avons listé les bonnes pratiques incontournables pour anticiper vos paiements à l’étranger :

• Pensez à changer vos devises au bon moment : si votre destination n’utilise pas la même monnaie que là d’où vous venez, faites des économies en changeant vos devises lorsque les taux de change sont les plus avantageux pour vous. ⁽¹⁾ Et pour avoir une idée précise de ce que cela pourrait vous coûter, n'hésitez pas à utiliser le simulateur de frais à l'étranger d'Hello bank! Pro.
• Organisez vos notes de frais : reçus, justificatifs de paiement, facture : conserver ces documents facilitera votre comptabilité et l’obtention de vos remboursements. Mais attention, quelles sont les règles à respecter pour que les frais soient qualifiés de frais professionnels ? Ceux-ci doivent tous être engagés dans l’intérêt de votre entreprise, raisonnables, et justifiés par un document spécifique.
• N’oubliez pas la TVA récupérable si vous y êtes soumis : dans certains pays, il est possible de récupérer la TVA sur des achats d’ordres professionnels. Pensez-y, vos économies n’en seront que plus grandes.
• Définissez un budget quotidien : avec un montant journalier clairement défini, vous évitez les dépassements de budget et les mauvaises surprises au moment de faire les comptes par la même occasion.

La carte Hello Business : l’alliée de vos déplacements à l’étranger

Vous cherchez à optimiser vos frais dans le cadre de vos déplacements professionnels à l’étranger ? La carte Hello Business ⁽²⁾ peut devenir un véritable allié !

Où que vous soyez, vous pouvez effectuer des paiements et retraits sans frais avec la carte Hello Business. Cependant, gardez tout de même à l’esprit que des établissements tiers peuvent parfois appliquer des frais de change ou d’éventuelles commissions.

La carte Hello Business est une carte Visa qui vous fait également bénéficier d’assurances et d’assistance ⁽³⁾ si vous rencontrez des problèmes lors de vos déplacements. Vous êtes notamment couverts en cas d’annulation ou de perte de bagages. Par ailleurs, avec la carte Visa Hello Business, vous êtes indemnisé lors de dommage ou de vol sur un véhicule loué pour votre activité professionnelle, vous bénéficiez d’une assurance de revenu de remplacement en cas d’hospitalisation et vous pouvez même profiter d’une assistance juridique pour bien vous informer en cas de litige avec un client ou un fournisseur.

Pour vous accompagner dans votre quotidien d’entrepreneur, choisissez la carte Visa Hello Business et tous ses avantages.

Bon à savoir : la carte Hello busines est également proposée dans notre offre Hello Business ⁽⁴⁾ qui vous donne aussi la possibilité de bénéficier de nombreux services (outil de facturation ⁽⁵⁾ ​, virements instantanés ⁽⁶⁾ ​...) utiles dans votre quotidien professionnel.

En conclusion, anticiper tous ses frais de déplacement lors d’un voyage à l’étranger est capital si vous ne voulez pas voir votre budget bondir vers des sommets qu’il vous sera difficile de maîtriser. Cela passe nécessairement par une planification solide en amont de votre départ. Grâce à cet article, vous avez maintenant toutes les clés en main pour gérer efficacement vos frais de déplacement professionnel.

Les informations communiquées dans cet article sont à titre indicatif et non exhaustives. Il appartient au lecteur de se rapprocher de tout conseil juridique, fiscal ou comptable pour disposer des informations complètes et précises.

(1) economie.gouv.fr
(2) Cette carte bancaire est incluse dans l’offre Hello Business ou peut être souscrite seule après l’ouverture de votre compte professionnel hello bank! Pro. Plus d’informations sur notre guide tarifaire.
(3) Les contrats d’assurance et d’assistance carte Hello Business sont souscrits par BNP Paribas auprès de Cardif Assurances Risques Divers, S.A. au capital de 21 602 240 € – 308 896 547 RCS Paris – Siège social : 1 boulevard Haussmann, 75009 Paris, Europe Assistance, Société anonyme au capital de 48 123 637 EUR dont le siège social est situé au 2 rue Pillet-Will, 75009 Paris, France, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 451 366 405, agissant pour les besoins de la présente Police par l’intermédiaire de sa succursale irlandaise EUROP ASSISTANCE SA IRISH BRANCH dont le principal établissement est situé au Ground Floor, Central Quay, Block B, Riverside IV, SJRQ, Dublin 2, DO2 RR77, Ireland, et enregistrée auprès de la Irish Companies Registration Office sous le numéro 907089, et Juridica, SA au capital de 14 627 854,68€ - RCS de Versailles n° 572 079 150 - TVA intracommunautaire n° FR 69 572 079 150 - Siège social : 1 place Victorien Sardou 78160 Marly-le-Roi, Entreprises régies par le Code des assurances, par l’intermédiaire de SPB, Société par actions simplifiée de courtage d’assurance au capital de 1 000 000€ 305 109 779 RCS Le Havre – n° ORIAS 07 002 642 – Siège social : 71 quai Colbert, 76600 Le Havre.
(4) L’offre Hello Business est une offre groupée de produits et services, soumise à tarification. Sous réserve d’éligibilité et d’acceptation de la banque. Chaque produit ou service est disponible séparément selon tarification prévue au guide tarifaire. Vous bénéficiez d’un droit de rétractation de 14 jours. Plus d’information sur les produits et services composant l’offre Hello Business sur notre site.
(5) Service géré par la société ONEUP SAS au capital de 403 977.00 €, dont le siège social est à SAINT MANDE 94160 - 1 RUE POIRIER, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de CRETEIL sous ne numéro B 399 838 10.
(6) Le paiement instantané permet d'effectuer un transfert de fonds dans un délai de 10 secondes (20 secondes maximum en cas de difficulté exceptionnelle de traitement), sous réserve d'éligibilité de son établissement teneur de compte et dans la limite du plafond de virement autorisé par Hello bank! Pro.