Nos 10 conseils pour gérer votre comptabilité en tant que travailleur indépendant

Comment bien gérer votre comptabilité en tant que micro-entrepreneur ?

Le régime de la micro-entreprise se caractérise par une comptabilité restreinte, sans nécessité d’établir un bilan, ni de recourir à un expert-comptable. Pour autant, l’activité d'auto-entrepreneur est sujette à quelques obligations comptables. Comment alléger ces tâches administratives incontournables ? Et si la gestion de votre comptabilité ressemblait au jeu Tetris ? Hello bank! Pro a réfléchi pour vous à une organisation optimale au travers de précieux conseils pour vous aider à gérer sereinement la comptabilité de votre micro-entreprise.

Quelles sont les obligations comptables en micro-entreprise ?

Les micro-entreprises sont soumises à un minimum d’obligations comptables. En effet, un auto-entrepreneur doit émettre des factures avec les mentions obligatoires, tenir un livre des recettes, et ouvrir un compte bancaire dédié à son activité en fonction de son chiffre d’affaires. Aussi, la tenue d’un registre des achats est obligatoire pour les activités commerciales.

Tenir un cahier de recettes

Un livre de recettes d’auto-entrepreneur doit être renseigné de manière chronologique et doit mentionner :

• l’identité du client ;
• le montant facturé et encaissé ;
• la nature de la prestation réalisée ou la référence du produit vendu  ;
• le mode de règlement (espèces, chèque ou virement). ;

Votre cahier de recettes doit également contenir la référence de chaque facture ⁽¹⁾ .

Émettre des factures et les conserver

La facture est un élément de preuve d'une opération commerciale et a donc une valeur juridique substantielle. Elle permet de matérialiser un règlement financier, c’est également un justificatif comptable. Enfin elle permet aussi d’exercer des droits sur la collecte et déduction de la TVA ⁽²⁾ .

Fournir une facture est obligatoire dans les situations suivantes :

• Prestation de service ou de vente de marchandise entre professionnels ;
• Activité de production, de distribution ou de service par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle ;
• Vente à distance, à savoir les échanges entre États de l'Union européenne pour lesquels l'acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance) ;
• Livraison aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité ⁽³⁾ .

D’autre part, une prestation de services réalisée pour un particulier doit faire l'objet d'une facture, lorsque le prix est égal ou supérieur à 25 € TTC. Quand le montant du service est inférieur à cette somme, la facture n’est pas obligatoire sauf si le client en fait la demande.

La facture doit répondre à un certain nombre d'obligations concernant la forme :

• être écrite en français,
• être établie en 2 exemplaires, dont l'original pour le client,
• comporter des indications détaillées ci-dessous.

Pour qu’une facture soit conforme, cette dernière doit comporter un certain nombre de mentions légales ⁽⁴⁾ . On distingue notamment :

• la désignation du vendeur et de l’acheteur ;
• le terme « entreprise individuelle » ou bien le sigle « EI » mentionné à la suite de la dénomination (prénom et nom de l’auto-entrepreneur ou nom commercial de la micro-entreprise) ;
• le numéro et la date d’émission de la facture ;
• le numéro individuel d'identification de TVA du vendeur ou du prestataire ;
• depuis le 7 octobre 2022, la mention « livraison de biens » ou « prestation de services » ⁽⁵⁾ , etc.

Les indépendants exerçant en tant qu’artisan ou en profession libérale doivent conserver leurs factures durant 6 ans. Quant à ceux exerçant une activité de commerce, le délai légal de conservation est porté à 10 ans ⁽⁶⁾ .

Ouvrir un compte bancaire dédié à son activité

Dès lors que vous dépassez un chiffre d’affaires annuel de 10 000 € pendant deux années consécutives, vous avez l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle ⁽⁷⁾ .

Nous vous recommandons vivement d’ouvrir un compte dédié à votre activité dès votre immatriculation. En effet, ce sera plus simple pour bien gérer votre micro-entreprise, vous permettant de clairement séparer vos opérations bancaires professionnelles personnelles de celles liées à votre vie personnelle.

Les avantages d’une comptabilité bien tenue pour une entreprise

La comptabilité d’un auto-entrepreneur est allégée par rapport aux autres statuts d'entreprise. Il n’y a pas de comptabilité d’engagement à tenir, mais simplement une comptabilité de trésorerie. Pour autant, un minimum de rigueur et d’organisation s’avèrent nécessaire.

En effet, bien tenir à jour sa comptabilité présente de nombreux avantages :

• en cas de contrôle fiscal, vous ne perdrez pas de temps à rechercher l’ensemble des documents, ayant organisé tous vos justificatifs et factures ;
• vous serez en mesure de suivre régulièrement vos dépenses et vos recettes, et donc vous connaîtrez la rentabilité de votre activité ;
• vos démarches administratives seront simplifiées, que ce soit pour établir votre déclaration de chiffre d’affaires à l’URSSAF ou encore votre déclaration de TVA si vous en êtes redevable ;
• vous vous protégerez en cas de litige avec un fournisseur ou avec un client, car les documents comptables constituent une preuve juridique.

Nos 10 conseils pour bien gérer votre comptabilité en auto-entreprise

1 - La règle d’or : suivre sa comptabilité régulièrement

Votre déclaration de chiffre d’affaires à l’URSSAF n’a lieu qu’une fois par mois ou par trimestre. Pour autant, n’attendez pas le dernier moment pour mettre de l’ordre dans vos documents. En suivant votre comptabilité quotidiennement ou de manière hebdomadaire, vous évitez ainsi les oublis.

2 - Utiliser un logiciel de facturation

Pour simplifier la gestion de votre activité, il existe des solutions sur mesure. Avec Mon Business Assistant Start (MBAS) ⁽⁸⁾ , un service payant souscrit auprès de notre prestataire, vous disposez d’un outil de facturation intuitif et sécurisé. Il permet l’édition des factures, devis, avoirs et des relances pour vos clients.

De plus, cet outil atteste de la fiabilité de vos factures, car ces dernières sont non modifiables rétroactivement.

3 - Anticiper les recettes et les dépenses

En tant que micro-entrepreneur, que vous soyez entrepreneur individuel en artisanat ou en commerce, vous pouvez avoir un stock à gérer. Pour être en mesure d’honorer vos factures fournisseurs dans les délais et souvent avant de percevoir vos créances clients, il convient de toujours garder un œil attentif sur votre besoin en fonds de roulement (BFR). Ainsi, vous minimiserez les risques de découverts.

4 - Gagner du temps avec les factures dématérialisées

En optant pour des factures dématérialisées, vous gagnez un temps précieux. L’outil de facturation Mon Business Assistant Start vous permet de créer vos factures de les envoyer rapidement par mail à vos clients depuis votre espace sécurisé sur le site, ou depuis l’appli Hello bank! ⁽⁹⁾ . De plus, en un clin d'œil, vous avez connaissance des factures réglées ou en attente de règlement.

5 - Bien numéroter ses factures

En numérotant correctement vos factures, vous répondez aux obligations légales. Pour ce faire, un classement mensuel par types de documents (devis et factures) et par ordre chronologique vous permettra de gagner du temps dans le suivi de votre comptabilité d’auto-entrepreneur.

6 - Penser aux duplicatas

Pour éviter un stress inutile, n'hésitez pas à constituer un double de tous vos documents, en version papier ou numérisée. D’une manière générale, organiser la sauvegarde de ses documents comptables est essentiel. En effet, personne n’est à l'abri qu’une facture ou qu’une preuve de paiement disparaisse et creuse ainsi un écart dans la comptabilité de votre micro-entreprise.

7 - Stocker vos documents sur un Cloud

Le cloud sauvegarde vos archives de façon sécurisée dans une base de données distante. Ainsi, vous mettez vos données comptables à l’abri d’une défaillance de votre disque dur, ou d’un vol de votre ordinateur. En clair, se doter d’une comptabilité numérique et d’un système efficace de sauvegarde, vous garantit une bonne conservation de vos documents importants pour la pérennité de votre micro-entreprise.

8 - Conserver vos preuves d’achats

Il est préférable de conserver toutes vos preuves d’achat, même si vous n’êtes actuellement pas redevable de la TVA. En effet, en cas de dépassement du seuil de franchise en base de TVA, il vous faudra alors disposer des justificatifs de vos dépenses pour pouvoir récupérer la TVA sur certains achats.

9 - Connaître les différents plafonds inhérents à l’activité d’auto-entrepreneur

Pour conserver les avantages du statut de micro-entrepreneur, ce dernier doit respecter deux seuils :

• le plafond de chiffre d’affaires ;
• et celui de la franchise en base de TVA.

Ces plafonds sont actualisés tous les trois ans. En ayant une vision globale de vos recettes, de vos dépenses, de vos revenus et de ces seuils, grâce à la tenue régulière de votre tableau de bord, vous serez en bonne condition pour bien anticiper le passage du seuil de TVA ou prévoir un éventuel dépassement du plafond de chiffre d’affaires.

10 - Choisir le bon moment pour s’occuper de sa comptabilité

Qu’il s’agisse de l'émission de vos factures ou de la déclaration de votre chiffre d’affaires, réservez-vous régulièrement un moment calme pour effectuer ces tâches. Certes, la comptabilité d’un auto-entrepreneur est simplifiée, en revanche, aucune erreur de calcul n’est permise.

Vous l’aurez compris, la comptabilité de votre micro-entreprise est étroitement liée à une question d’organisation et d’efficacité. Hello bank! Pro vous accompagne dans vos projets professionnels en répondant aux besoins spécifiques des travailleurs indépendants ⁽¹⁰⁾ . Pour encore plus de sérénité dans votre quotidien, découvrez vite notre offre groupée de produits et services Hello Business. En effet, en cas de souscription du service Mon Business Assistant Start dans le cadre de l’offre Hello Business, le coût de l’abonnement de MBAS est inclus dans la cotisation de Hello Business qui est à 10,90 € HT par mois.

(1) https://entreprendre.service-public.fr
(2) https://bpifrance-creation.fr
(3) https://www.demarches.interieur.gouv.fr
(4) https://www.economie.gouv.fr
(5) https://www.legifrance.gouv.fr
(6) https://www.autoentrepreneur.urssaf.fr
(7) https://www.economie.gouv.fr
(8) Service géré par la société ONEUP SAS au capital de 403 977.00 €, dont le siège social est à SAINT MANDE 94160 – 1 RUE POIRIER, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de CRETEIL sous ne numéro B 399 838 10
(9) Disponible sur iOS (Version 10.3 et ultérieure) et Android (version 4.4 et ultérieure). Abonnement à des services de banque à distance (Internet, téléphone fixe, SMS, etc.) : gratuit et illimité, hors coût de communication ou de fourniture d'accès à Internet.
(10) Personne physique exerçant sous le statut de Micro-entrepreneur ou Entrepreneur individuel (artisans, commerçants, agriculteurs, professionnels libéraux), titulaire d’un compte professionnel Hello bank!