L'avance de frais professionnels : quels avantages et obligations comptables ?

Frais professionnels, de quoi s'agit-il ?

Les frais professionnels englobent toutes les dépenses effectuées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle pour une SASU ou EURL par exemple. Il peut s'agir de frais de déplacement (transport, hébergement, repas), de frais de représentation (repas d'affaires, cadeaux clients) ou encore de frais liés à l'utilisation d'outils de travail (téléphone, ordinateur, etc.) ⁽¹⁾ ​.

Ces dépenses sont directement liées à l'exercice de la fonction du salarié et doivent être distinguées des dépenses personnelles ​. Les employeurs sont tenus de rembourser les frais professionnels qui sont inhérents à la fonction ou à l'emploi et supportés par les salariés dans l'accomplissement de leurs missions pour l'entreprise. Cette obligation est conditionnée par la nécessité que ces frais soient dûment justifiés par le salarié par des preuves concrètes (justificatifs, factures, etc.).

Il existe trois manières pour une entreprise de rembourser ces frais :

• Le remboursement des frais engagés par le salarié sur présentation de justificatifs
• La mise à disposition d'une carte entreprise dédiée aux dépenses professionnelles
• L'​ avance sur frais ​, qui peut être permanente (versée régulièrement) ou ponctuelle (versée pour un événement spécifique) ​ ⁽²⁾

Le choix de la méthode dépend des besoins de l'entreprise et de ses salariés.

Les avances de frais professionnels sont un outil précieux pour les salariés et les entreprises. Chez Hello bank! Pro ​, on vous explique comment elles fonctionnent, quels sont leurs avantages et comment les intégrer à votre comptabilité ​. Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur ce sujet essentiel pour votre activité !

Quand a-t-on besoin de procéder à une avance de frais professionnels ?

L'​ avance de frais est particulièrement utile lorsqu'un salarié doit engager des dépenses importantes dans le cadre de son activité professionnelle. Par exemple, lors d'un voyage d'affaire à l'étranger, le salarié devra payer son transport, son hébergement et ses repas. Une avance sur frais lui permettra de disposer des fonds nécessaires sans avoir à avancer l'argent sur ses fonds propres.

De même, lors d'un repas dans un restaurant avec des clients, l'avance sur frais évitera au salarié de devoir régler la note avec ses propres moyens de paiement. Pour en savoir plus sur la gestion des frais professionnels à l'étranger ​, consultez notre article dédié.

Pour procéder à une avance de frais ​, l'employeur et le salarié doivent s'accorder sur le montant nécessaire en fonction des dépenses prévues. Ce montant peut être versé :

• En espèces,
• Par chèque,
• Par virement sur le compte bancaire du salarié.

Il est important pour la personne salariée de conserver les justificatifs des dépenses réalisées avec l'avance sur frais ​, car elle devra les fournir à l'employeur pour justifier la dépense engagée.

Si le montant de l'avance est supérieur aux dépenses réelles, le salarié devra rembourser la différence à l'entreprise. À l'inverse, si les dépenses dépassent le montant de l'avance, l'employeur remboursera la différence au salarié ​.

Le justificatif de paiement : un indispensable pour obtenir un remboursement

Pour obtenir le remboursement des frais professionnels engagés avec une avance sur frais, le salarié doit remplir une note de frais ⁽³⁾ détaillant chaque dépense, montant, fournisseur, date, motif et fournir les justificatifs de paiement correspondants (tickets de caisse, factures, etc.). Ces preuves sont essentielles en cas de contrôle de l'URSSAF ou de l'administration fiscale, qui vérifient la réalité et la légitimité des dépenses professionnelles ​. L'entreprise doit conserver ces justificatifs pendant plusieurs années pour les présenter en cas de contrôle.

Avances de frais professionnels : quels avantages pour le salarié ?

L'​ avance de frais professionnels présente de nombreux avantages pour le salarié :

• Elle évite au salarié d'avoir à avancer l'argent sur ses fonds propres et d'attendre le remboursement, ce qui peut parfois prendre plusieurs semaines
• Elle permet au salarié de disposer de liquidités suffisantes pour engager des dépenses importantes sans impacter son budget personnel
• Elle simplifie la gestion des dépenses professionnelles ​, car le salarié n'a pas à utiliser ses propres moyens de paiement
• Elle offre une certaine souplesse au salarié ​, qui peut adapter ses dépenses en fonction des besoins réels sur le terrain

En résumé, l'avance sur frais est une solution pratique et avantageuse pour les salariés ​.

Quelles sont les obligations comptables pour l'entreprise ?

Le montant des avances de frais peut évoluer en fonction des besoins de l'entreprise et de ses salariés. Il est réévalué régulièrement pour s'assurer qu'il correspond bien aux dépenses réelles engagées par les salariés. Cette réévaluation se fait généralement lors de l'établissement du budget annuel de l'entreprise.

Les avances de frais sont enregistrées dans un compte spécifique de la comptabilité de la SASU ou EURL par exemple. Lorsque le salarié fournit les justificatifs de ses dépenses, celles-ci sont affectées aux comptes de charges correspondants (frais de déplacement, frais de repas, etc.) et le compte d'avance est soldé.

L'​ avance de frais professionnels est un outil précieux pour les entreprises et leurs salariés. Chez Hello bank! Pro ​, nous accompagnons les entreprises dans la bonne gestion de leur comptabilité. N'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos offres dédiées aux professionnels !

Les informations communiquées dans cet article sont à titre indicatif et non exhaustives. Il appartient au lecteur de se rapprocher de toute structure d’accompagnement ou tout conseil juridique, fiscal ou comptable pour disposer des informations complètes et précises.

• (1) service-public.fr
• (2) urssaf.fr
• (3) legalstart.fr